Assistente Administrativo

O que você fará na 30e: 

• Realizar apoio administrativo às áreas e diretoria da 30e, garantindo uma gestão eficiente dos recursos, das agendas e salas de reuniões;
• Fornecer informações sobre o funcionamento do escritório para todos os que frequentam o escritório;
• Realizar atendimento presencial, por e-mail e por telefone;
• Realizar solicitação de material de escritório, acompanhando se todas as salas de reuniões estão abastecidas de forma satisfatória;
• Realizar gerenciamento eficiente da agenda dos VPs, coordenando reuniões, compromissos e eventos, mantendo uma boa comunicação com todos os envolvidos;
• Agendar reuniões com participantes externos de forma proativa, coordenando horários convenientes para ambas as partes, sempre que necessário;
• Garantir que as salas de reuniões estejam preparadas nos horários corretos, preparando os materiais, comunicando a área de facilities para que estejam cientes da necessidade;
• Realizar logística para reuniões com participantes externos, incluindo reserva de salas, preparação de materiais e confirmação de presença;
• Manter uma comunicação constante com os VPs para informar sobre novos compromissos, alterações na agenda e possíveis conflitos de horário;
• Receber solicitações de passagens, hospedagens e transporte de VPs, exclusivamente institucionais, dando os devidos encaminhamentos, garantindo o cumprimento das políticas e procedimentos estabelecidos;
• Realizar formalização do processo de fechamento das passagens e hospedagens para os solicitantes, informando sobre o itinerário e apoiando em possíveis dúvidas, acompanhando as devidas confirmações das reservas de acordo com as necessidades dos solicitantes;
• Realizar controle de planilhas com todos os registros precisos de todas as reservas e despesas relacionadas a passagens e hospedagens de cada VP;
• Realizar organização de documentos, arquivando digitalmente de forma eficiente;
• Realizar processo de gestão de despesas e relatórios financeiros de todos os VPs, mantendo atualizado com reembolso de viagens e pagamentos;
• Realizar lançamento de Notas Fiscais no SAP;
• Realizar recebimento e envio de pacotes e correspondências;
• Realizar controle de ingressos de shows conforme necessidade de cada VP, organizando a logística necessária;
• Auxiliar, quando necessário, na coordenação da entrega de credenciais pessoais e dos veículos dos VPs durante eventos.
• Identificar e sugerir melhorias nos processos administrativos, aumentando a eficiência do processo, trazendo redução de custos;
• Realizar interface com a Assistente Executivo do CEO e demais Analistas Administrativos, garantindo que todas as solicitações sejam atendidas da melhor forma possível.