Secretária Executiva

- Administrar agenda pessoal e profissional da Diretoria/Presidência, marcando e cancelando os compromissos, conforme orientação, visando o atendimento de reuniões, consultas, viagens e demais incumbências;

- Realizar cotações com agências de viagens, assim como dar providência de compra de passagens, voucher de hotel, salas de reuniões etc., visando o atendimento das necessidades profissionais e pessoais da Diretoria/Presidência;

- Redigir relatórios e documentos em geral, conforme solicitação, visando ter as assinaturas, despachos e arquivo preservados;

- Fazer e atender ligações e mensagens em plataformas digitais, triando o tipo de assunto, localizando e transferindo o contato, visando o encaminhamento ao superior imediato;

- Receber, triar, encaminhar, arquivar e expedir correspondências da Diretoria via Correios e/ou Sedex, visando o controle e registros necessários;

- Recepciona e encaminha visitantes à Diretoria/Presidência, acompanhando até a sala, oferecendo água e/ou café, quando necessário;

- Encaminha e-mails destinados á Diretoria/Presidência ou responde-os, conforme orientação do superior;

- Assegurar a confidencialidade de informações estratégicas da empresa;

- Controlar prazos e apoiar a execução de demandas administrativas da diretoria;

- Elaborar apresentações e auxiliar na preparação de materiais executivos;

- Responsável pela abertura de pedidos e pagamentos via SAP de Notas fiscais da Alta Gestão;

- Responsável pelos contratos de RPA dos prestadores de serviços ligados diretamente a alta gestão;

- Acompanha a organização e limpeza das salas da Diretoria/Presidência, providenciando o serviço adequado, quando necessário, visando o atendimento do gestor imediato, assim como o suprimento de água/café;

- Executar serviços administrativos de apoio, como: cópias, cartórios, bancos, digitalização de documentos, cotações, pagamento de contas de natureza corporativa e/ou pessoal da Diretoria/Presidência, auxílio na realização de eventos, requisição de serviços de manutenção para o departamento, distribuição de brindes, relatórios demonstrativos, com o objetivo de colaborar como a equipe e departamentos parceiros;

- Executar o fechamento da folha de pagamento dos serviços e/ou funcionários particulares, conforme solicitado pela Diretoria/Presidência;

- Preparar, quando solicitado, convite para reunião, pautas, atas, materiais diversos, sala e demais recursos, visando dar a assistência necessária para a Diretoria/Presidência;

- Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior